مستندسازی
مستندسازی به تهیه مجموعه اسناد و مدارکی اطلاق می‌شود که مراحل مطالعاتی و اجرایی یک فعالیت را با ارائه ارزیابی‌ها و تحلیل های واقعی نشان می‌دهد.
مستندسازی باید نشان‌دهنده انجام یک فعالیت براساس برنامه‌ریزی دقیق، منظم و از پیش تعیین شده باشد. نکته قابل توجه در تمامی مستندسازی‌ها، حفظ و نگهداری اطلاعات و همچنین مکتوب نمودن بخشی از دانسته‌های انسانی است.
مستندسازی شامل فرآیند شناسایی، جمع‌آوری و ارائه اطلاعاتی می باشد که دارای ارزش تاریخی برای سازمان است. امروزه از مستند سازی به عنوان کلید مدیریت دانش و راهکاری برای در اختیار قراردادن سوابق سازمانی به ذینفعان یاد می شود.
فواید مستندسازی و مدلسازی فرایندها
- مستندسازی و مدلسازی فرایندها، یعنی مرئی ساختن نامرئی، اولین گام مهمی است که به سازمان کمک می کند تا روشی که در آن کار واقعا انجام می گیرد را مشاهده نماید، نه فقط روشی که فرد فکر می کند یا اعتقاد دارد که کار طبق آن انجام می گیرد.
- مستندسازی و مدلسازی فرایندها، پایه ای را برای ارزیابی، تجزیه و تحلیل، آزمایش و بهبود فرایندها فراهم می کند.
- مستندسازی و مدلسازی فرایندها، از طریق بیان منظم و استاندارد مجموعه ای از فعالیت ها، مراحل، تصمیمات، ورودی ها و خروجی ها، اسناد مرتبط و … درک بیشتری از فرایند ایجاد می نماید.
- مستندسازی و مدلسازی فرایندها، معمولا یک فعالیت تیمی است و یک فرد به تنهایی آن را انجام می دهد.
- با مستندسازی و مدلسازی فرایندها، دانش موجود در رابطه با فرایند ارتقاء می یابد.
- با مستندسازی و مدلسازی فرایندها، حس مشترکی را برای حذف فعالیت های زائد ایجاد می نماید.
- با مستندسازی و مدلسازی فرایندها، امکان کشف ناهماهنگی ها و تعیین نقاط بالقوه انحراف و مشکلات وجود دارد.
این مطلب رو از دست ندید:
