نرم افزار Primavera Expedition
نیاز به مدیریت کامل و تمام عیار پروژه و استفاده از یک سیستم مکانیزه جامع در رابطه با مدیریت، برنامه ریزی و کنترل پروژه، امروزه از اصلی ترین نیازهای یک پروژه محسوب می شود. کمپانی Primavera پیشرو در طراحی سیستم های مکانیزه مدیریت پروژه، با ارائه نرم افزار Expedition یکی از پرقدرت ترین ابزارهای مدیریت پروژه را به صحنه آورده است.
بطور کلی هدف از مدیریت پروژه، مدیریت عناصر کلیدی پروژه با کیفیت مطلوب می باشد. مدیریت عناصری همچون: مدیریت هزینه پروژه، مدیریت ارتباطات پروژه، مدیریت تدارکات پروژه، مدیریت نیروی انسانی پروژه و …
این نرم افزار کلیه فرآیندهای فوق و رویدادهای ناشی از پروژه را از مرحله انعقاد قرارداد تا پایان پروژه ، ثبت ، پیگیری و کنترل می نماید.
از مهمترین بخش هایی که این نرم افزار کنترل می نماید می توان از مدارک فنی ، هزینه ها ، قراردادها ، تدارکات کالا ، کلیه مکاتبات ، صورت جلسات ، و تغییرات در پروژه نام برد. این نرم افزار با امکانات قوی در تولید گزارش می تواند انواع گزارشات متنوع مورد دلخواه را از آخرین وضعیت پروژه ارائه نماید.
به بیان دیگر Primavera Expedition سیستم کامل کنترل قراردادها ، مدارک و هزینه های پروژه بوده که با ایجاد محیطی یکنواخت و روشهای قابل انطباق با نیازهای پروژه ،ارتباطات ما بین اعضای تیم پروژه و مدیران را تحت یک شبکه کامپیوتری آنچنان سرعت می بخشد که مدیریت مؤثر بر قراردادها بر اساس زمان و بودجه از پیش تعیین شده و با حداکثر ارتباطات عوامل پروژه به خوبی عملی می گردد و بوسیله بانک اطلاعاتی مرکزی نرم افزار که به صورتClient/Server می باشد، براحتی می توان چگونگی کنترل قراردادها، پیشرفت پروژه و جلوگیری از بروز تأخیرات پروژه را شناسایی نمود.
امکان راهبری چندین پروژه با موقعیت ها و ماهیت های متفاوت را بطور همزمان فراهم نموده و در این نرم افزار اطلاعات و پرونده ها به شکل منظم و با ارتباط منطقی ذخیره و نتایج گزارشات، فرم ها و مدارک به سهولت و سرعت در اختیار افراد مجاز قرار می گیرد. این نرم افزار برای هر پروژه در سازمان شامل چهار طبقه بندی و پوشه کلی زیر است :
1) اطلاعات بنیادی وکلیدی پروژه (Project Information)
که شامل اطلاعات بنیادی وکلی پروژه از جمله شناسنامه پروژه،مبلغ برآوردیپروژه،تاریخ عقدقراردادو اتمام قرارداد، لیست شرکت ها و افراد طرف تماس شرکت ، پرونده ها و … می باشد.
2) مکاتبات و ارتباطات پروژه (Communication)
که شامل کلیه مکاتبات پروژه می باشد. در این پوشه امکان تهیه ، پیگیری و مستند سازی مکاتبات وارده و صادره میسر می گردد که شامل ثبت و پیگیری صورتجلسه ها و دستور جلسات ، مکالمات تلفنی ، اعلامیه و اطلاع موارد غیر قابل اجرا ، کلیه نامه ها ، مکاتبات و مدارک وارده و صادره و یادداشت ها می شود.
3) مدارک و نقشه های مهندسی ، خرید و گزارشات کارگاهی (Logs)
که شامل مراکز هزینه ، قراردادهای منعقده ، سفارشات خرید ، برآوردها ، صورت حساب ها و تغییرات قراردادها می باشد.
4) مدارک و نقشه های مهندسی ، خرید و گزارشات کارگاهی
که اطلاعات مربوط به مدارک فنی،نقشه های ارسال شده از / به پیمانکار،اجناس رسیده به سایت،گزارشات دورهای، بیمه و QC را شامل می شود.
مهمترین امکانات و مزایای نرم افزار Expedition:
· شناسایی و آگاهی فوری از آخرین وضعیت پروژه
· ایجاد ، ردیابی و نگهداری تمامی نسخه های تغییر یافته نقشه ها و توزیع جدیدترین نقشه ها شامل آخرین تغییرات
· ردیابی ، تجزیه و تحلیل و پیش بینی هزینه های پروژه
· ایجاد ارتباط مؤثر با کلیه افراد ذیربط
· کنترل کارهای اداری پروژه
· اشتراک اطلاعات از طریق بانک اطلاعاتی
· آگاهی سریع از وقایع و دسترسی سریع به مدارک بودجه تخصیص یافته و تعهد شده به هر طرح یا پروژه و یا فعالیت های عمده
· میزان هزینه صورت گرفته به تفکیک و تجمعی
· شفافیت هزینه های طرح در تهیه گزارشات مختلف به مجمع و حسابرسی و کاهش زمان تهیه گزارش
· پیش بینی بودجه قابل جذب برای دوره های کوتاه مدت و دراز مدت آن فعالیت
· بررسی میزان بودجه هزینه شده و پیش بینی روند انجام هزینه یا بودجه تخصیصی
· بررسی تأخیر و یا تسریع زمانی در انجام پروژه بر اساس جذب منابع مالی
· دستیابی به منابع مرتبط با هزینه های واقعی انجام شده در هر پروژه جهت برآورد و کاربرد در پروژه های آتی شرکت
· کاربرد اطلاعات مالی جهت ارزیابی اقتصادی طرح های در دست اجرا براساس هزینه سرمایه گذاری در زمان واقعی
· امکان دسترسی به اطلاعات سیستم از طریق اینترنت در هر جای دنیا
قابلیت های آخرین ویرایش نرم افزار
· از مهمترین قابلیت های ویرایش جدید این نرم افزار ؛ تحت Web بودن آن است که به کاربران مجاز امکان اتصال به Data Base شرکت از هر نقطه دنیا از طریق شبکه اینترنت را می دهد.
حوزه های تحت مدیریت این نرم افزار
· مدیریت زمان پروژه
· مدیریت ریسک پروژه
· مدیریت هزینه پروژه
· مدیریت محدوده پروژه
