BPMS چیست
با اهمیت مدیریت فرآیندهای سازمانی در چند دهه اخیر و رشد روز افزون علم BPM واحدهای توسعه و تعالی سازمان در سازمان‌ها ساختاریافته‌تر شدند و بهبود زنجیره ارزش سازمان و در نتیجه فرآیندهای سازمانی را سرلوحه خود قرار دادند. مستندات فرآیندی شکل گرفتند و معیارهای ارزیابی برای سنجش فرآیندها تعریف شدند. با افزایش روند تحلیل فرآیندهای مختلف ارتباطات مابین فرآیندها، ارتباطات فرآیندها با سیستم‌های تخصصی مختلف و درگیر بودن افراد مختلف با فرآیندها بر پیچیدگی تحلیل فرآیندها و ارزیابی آن‌ها اضافه کرد. همین امر موجب گردید تا سیستم‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) شکل بگیرند.
این سیستم‌ها باعث شدند تا جریان‌های فرآیندی تحلیل‌شده در سازمان‌ها همانطورکه تحلیل شده‌اند اجرا شوند، ارتباط بین سیستم‌های مختلف و فرآیندها شکل بگیرند، پایش فرآیندها با استفاده از عملکرد واقعی فرآیندها انجام شوند و در نتیجه بهبود مستمری بر فرآیندها پیاده‌سازی گردد. استفاده از یک سیستم BPMS را می‌توان نقطه اوج همه تجربیات مشترک، تفکرات و پپیشرفت‌های حرفه‌ای در مدیریت کسب‌وکار دانست، زیرا این سیستم یک ابزار واقعی برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار است، که قابلیت یکپارچگی و پیوند زدن اشخاص، سیستم‌های اطلاعاتی، وظایف، کسب‌وکارها، مشتریان و شرکا با یکدیگر را دارا می‌باشد.
مزایای استفاده از یک سیستم BPMS
- با استفاده از یک سیستم BPMS کل سازمان چابک، پویا، پاسخگو، مبتنی بر قوانین و انعطاف‌پذیر می‌شود.
- همچنین مدیران سازمان می‌توانند به آسانی نظارت دقیقی بر روند اجرای روال‌های جاری در سازمان خود داشته و گزارش‌های آماری این سیستم را جهت بهینه‌سازی مستمر فرآیندهای سازمان بکار گیرند.
- از طرف دیگر مسئولین اجرای فرآیندها در مورد نحوه اجرای فرآیندهای تحت مسئولیت خود اطلاعات کامل و بروز را دریافت نموده و در هر لحظه می‌توانند بر روند اجرای هریک از فرآیندها تاثیرگذار باشند.
- تحلیلگران حوزه توسعه و تعالی سازمان هم می‌توانند فرایندهای اجرایی سازمان را بدون نیاز به دانش پیشرفته برنامه‌نویسی تعریف نموده و در هر لحظه هر تغییری را در کوتاهترین زمان ممکن اعمال نمایند.
با توجه به توضیحات فوق می‌توان دریافت که یک BPMS مناسب، سیستمی است که کاملا منطبق با چرخه بهبود کیفیت دمینگ باشد، یعنی بهبود مستمر فرآیندها را در دل خود جای داده باشد. این چرخه را در شکل زیر مشاهده میکنید.
