ساختار شکست کار (WBS)

ساختار شکست کار / WBS:

آشنایی مشتریان با اسکرام و الزامات همراهی با تیم طراحی و توسعه، جلب اعتماد مشتریان برای در اختیار قراردادن سرنوشت پروژه به سارینایی که در ابتدای راه است، بسیار مشکل است.

به منظور رفع این مشکل تصمیم گرفتیم برای ایجاد ارتباط و جلب اعتماد مشتری بخش کوچکی از پروژه ی نهایی را اجرا کنیم، تا هم فرصتی برای مشتری ایجاد شود که با تیم توسعه و فرآیندهای اجرایی آشنا شود و هم اینکه ما از رویکرد مشتری نسبت به پروژه شناخت کاملتری پیدا می کنیم. اما چگونه؟

ما در ابتدا سعی می کنیم گستره ی پروژه را محدود کنیم. برای این منظور بخشی از پروژه که شناخت و آمادگی کافی برای اجرای آن داریم (و البته شامل بخش اصلی نیاز مشتری می باشد) را شناسایی کرده و در ادامه طی یک قرار داد کوتاه مدت نسبت به اجرای پروژه با شیوه ی کلاسیک اقدام می کنیم.

برای اجرای پروژه به شیوه ی کلاسیک اولین و مهمترین فعالیت مدیر پروژه تدوین ساختار شکست کار (WBS) می باشد. این ساختار به عنوان سند اصلی کنترل پروژه، امکان برنامه ریزی و الویت بندی فعالیت ها را برای مدیر پروژه فراهم میکند و منجر به ایجاد ذهنیت مشترک و جامع برای همه اعضای تیم طراحی و توسعه می شود. همچنین ساختار شکست کار در برقراری ارتباط با مشتری نقش بسزایی ایفا می کند که متضمن ایجاد حس اعتماد در مشتری می باشد.

در ادامه توضیحاتی در خصوص شیوه ی تدوین ساختار شکست کار بر اساس استاندارد پم باک (PMBOK) و یا به عبارتی پیکره دانش مدیریت پروژه ارائه می کنم. پم باک مشهورترین استاندارد مدیریت پروژه می باشد که توسط موسسه مدیریت پروژه ی امریکا (PMI) ارائه و بروزرسانی می شود و به عنوان مرجع مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.

ساختار شکست کار در PMBOK

در پم باک ۴۲ فرآیند برای مدیریت پروژه تعریف شده است که این ۴۲ فرآیند در ۹ حوزه‌ی دانش (یکپارچگی، گستره، زمان، هزینه، ارتباطات، کیفیت، منابع انسانی، ریسک و تدارکات) قرار می گیرد.

به نظر شما ساختار شکست کار در کدام حوزه قرار می گیرد؟ شاید به نظر برسد که مدیریت زمان و یا هزینه به ماهیت ساختار شکست کار نزدیک است، بله این موضوع کاملا درست می باشد و ما در فرآیندهای مدیریت زمان و هزینه از ساختار شکست کار استفاده می کنیم. اما ساختار شکست کار در حوزه گستره ی پروژه می باشد و ارتباط مستقیمی با مدیریت زمان و هزینه ندارد. گستره ی پروژه مشخص میکند چه اقداماتی در پروژه صورت می پذیرد.

تعریف ساختار شکست کار

در پم باک ساختار شکست کار اینگونه تعریف می‌شود: “یک تقسیم بندی سلسله مراتبی و مبتنی بر تحویل شدنی ها، از فعالیت هایی که تیم پروژه برای رسیدن به اهداف پروژه انجام می دهد”

مهمترین دستاورد ساختار شکست کار این است که براساس تحویل شدنی ها تدوین می شود. تحویل شدنی یعنی حصول نتیجه یا قابلیتی که یکتا و قابل آزمایش باشد، مانند امکان عضویت بازدیدکننده‌ها در سایت. زمانی که یک قابلیت یکتا و آزمایش شده، در زمان مقرر به مشتری تحویل داده شود، حس اعتماد وی به تیم پروژه افزایش خواهد یافت.

قواعد تدوین ساختارشکست کار

برای تدوین ساختار شکست کار رعایت دو قاعده زیر الزامی می باشد:

1. قاعده صد در صد: کلیه فعالیت هایی که قرار است در پروژه انجام شوند باید در ساختار شکست کار دیده شوند، نه کمتر و نه بیشتر. منظور از نه کمتر و نه بیشتر آن است که حتی فعالیت های مدیریتی و کنترلی و یا تهیه امکانات لازم برای اجرای پروژه در زمان تدوین ساختار باید مد نظر قرار گیرد و همچنین فعالیت های موازی شناسایی و حذف شوند.
2. آیتم های ساختار شکست کار بر اساس محصول تحویل شدنی‌ (همان محصول پایه و میانی) تنظیم شده باشند.

با توجه به اینکه معمولا اعضای تیم پروژه تنها بر روی مسئولیت ها و وظایف خودشان تمرکز دارند، قاعده اول به اعضای تیم پروژه کمک می کند تا نسبت به کلیه عوامل موثر در اجرای پروژه، درک کاملی پیدا کنند.

با رعایت این دو قاعده ساختار شکست پروژه به درستی تدوین خواهد شد اما در نظر داشته باشید برای تدوین یک ساختار شکست کار خوب، رعایت موارد دیگری مانند قواعد نام گذاری عناصر و فعالیت ها، الویت داشتن عناصر تحویل شدنی، استفاده از استانداردها، انطباق با متدولوژی ها و… موثر خواهد بود.

WBS: Work Broken Structure
PMBOK: Project Management Body of Knowledge
PMI: Project Management Institute