مفاهیم و چالش های استقرار مدیریت پورتفولیو

مدیریت پورتفولیو نظامیه که پروژه‌ها، طرح‌ها و عملیات سازمان رو ارزیابی می‌کنه، بهترین‌هاش رو انتخاب می‌کنه و در مدت اجرا منابع محدود رو به شکل مناسب به اون‌ها اختصاص می‌ده. یه سیستم مدیریت پورتفولیو خوب باعث می‌شه پروژه‌های نامناسب رو شروع نکنیم. پروژه‌هایی رو انتخاب کنیم که بیشتری فایده رو برای سازمانمون داشته باشن (معمولا سود) و بالانس هم باشن، یعنی مثلا ترکیب‌های زود بازده و دیربازده با هم ترکیب شده باشن.

استاندارد مدیریت پورتفولیو PMI موضوعی مشابه استاندارد MoP داره، ولی ساختار و رویکردش متفاوته. استاندارد پرتفولیوی PMI مثل بقیه استانداردهای این خانواده از جنس دانشه، در حالی که MoP مثل استاندارد مدیریت پروژه هم‌خانواده‌ش، یعنی PRINCE2، بیشتر از جنس متودولوژیه.

استاندارد مدیریت پورتفولیو PMI مثل پم‌باک مجموعه‌ای از فرآیندهاس و مثل پم‌باک اون‌ها رو به دو شکل دسته‌بندی می‌کنه:

• گروه‌های فرآیندی: بر اساس نوع، شامل گروه‌های تعریف، تنظیم و تصویب و کنترل
• حوزه‌های دانش: بر اساس موضوع، شامل استراتژی، حاکمیت، عملکرد، ارتباطات و ریسک

تو این استاندارد ۱۶ فرآیند داریم و هرکدوم از اون‌ها عضو یه گروه فرآیندی و یه حوزه دانشه.

گروه‌های فرآیندی مدیریت پرتفولیو

گروه‌های فرآیندی مثل یه چرخه دنبال هم دایما اجرا می‌شن. فراموش نکنین که پرتفولیوبر عکس پروژه و پورتفولیو شروع و پایان نداره و روندی دایمیه.

۱. گروه فرآیندی تعریف

تو این گروه ۸ فرآیند از همه حوزه‌های دانش داریم و عملکردی مشابه گروه برنامه‌ریزی پم‌باک داره.

تو این گروه فرآیندهایی برای برنامه‌ریزی مدیریتی هرکدوم از حوزه‌هاش دانش هست (دقیقا مثل پم‌باک:

• تهیه برنامه مدیریت عملکردپرتفولیو
• تهیه برنامه مدیریت ارتباطات پرتفولیو
• تهیه برنامه مدیریت ریسک پرتفولیو

البته دوتا حوزه باقیمونده، یعنی استراتژی و حاکمیت، برنامه جداگانه ندارن چون تو سطحی بالاتر از بقیه حوزه‌ها قرار می‌گیرد و مثل حوزه دانش یکپارچگی پم‌باک برای هماهنگ کردن اون‌ها هستن.

برنامه‌های مدیریتی به حوزه مدیریت حاکمیت می‌رن و تو فرآیند تهیه برنامه مدیریت پورتفولیوبا هم ترکیب می‌شن و بعضی برنامه‌ریزی‌های اضافه هم انجام می‌شه و در نهایت برنامه مدیریت پرتفولیوبه دست میاد؛ مشابه اون اتفاقی که تو حوزه یکپارچگی پم‌باک برای برنامه مدیریت پروژه می‌افته.

توضیح: منظور از حاکمیت (governance) پورتفولیو ساختار، روال‌ها و فرآیندهاییه که به تصمیم‌گیری‌های پرتفولیو مربوط می‌شه.

در کنار این‌ها یه فرآیند دیگه هم تو حوزه حاکمیت هست: تعریف پرتفولیو. این فرآیندیه که عناصرپرتفولیو، یعنی پروژه‌ها، طرح‌ها و عملیات رو مشخص می‌کنه.

نکته: تو استاندارد PMI عملیات هم زیرمجموعه پورتفولیو قرار می‌گیره، ولی تو MoP اینطور نیست و پورتفولیوفقط شامل طرح و پروژه و زیرپرتفولیو می‌شه.

سه فرآیند دیگه هم تو گروه تعریف از حوزه مدیریت استراتژیک قرار داره:

• تهیه برنامه استراتژیک پورتفولیو
• تهیه منشورپورتفولیو
• تهیه نقشه راه پورتفولیو

که همگی برنامه‌هایی نسبتا کلان هستن که به برنامه مدیریت پرتفولیو شکل می‌دن و البته از اون هم تاثیر می‌گیرن.

۲. گروه فرآیندی تنظیم

تو این گروه هم فرآیندهایی از همه حوزه‌ها وجود داره و روی بهینه‌سازی پرتفولیو و مدیریت جنبه‌های مختلف اون متمرکزه، یعنی طبیعتی مشابه گروه فرآیندی اجرا تو پم‌باک داره:

• مدیریت تغییرات استراتژیک
• بهینه‌سازی پرتفولیو
• مدیریت عرضه و تقاضا
• مدیریت ارزش پرتفولیو
• مدیریت اطلاعات پرتفولیو
• مدیریت ریسک‌های پرتفولیو

۳. گروه فرآیندی تصویب و کنترل

فرآیندهای این گروه همگی تو حوزه حاکمیت هستن:

• تصویب پورتفولیو: عناصر پرتفولیو (پروژه، طرح، زیرپرتفولیو و عملیات) رو با تخصیص منابع رسما به اجرا در میاره.
• مراقبت از پورتفولیو: همسو بودن پرتفولیو رو با برنامه‌ها و به عبارت دیگه با اهداف استراتژیک چک می‌کنه و اگه لازم باشه اقدامات اصلاحی و پیش‌گیرانه اعمال می‌کنه (بله، اینجا دیگه فرآیندی مشابه کنترل یکپارچه تغییرات پم‌باک نداریم).

منبع:نادر خرمی راد