اصول گزارش نویسی:
مهندسی صنایع// گزارش چیست؟
گزارش یک بیانیه رسمی از نتایج یک بررسی است که برای تهیه آن اطلاعات معینی مورد نیاز است و توسط فرد یا هیاتی دستور تهیه آن داده می شود و به وسیله فرد یا افرادی تهیه می گردد.
گزارش ممکن است شامل همه یا چند مورد از موارد زیر باشد:
توصیفی از ترتیب رویدادها یا موقعیت‌ها؛
تفسیری از مفهوم و اهمیتی که این رویدادها دارند، این تفسیر می‌تواند از دیدگاه خود شما نشأت گرفته باشد و یا از جانب افراد دیگر باشد که در این صورت حتما باید ارجاعی به آن افراد و نقل قول‌شان شده باشد؛
ارزیابی حقایق یا نتایج تحقیق‌تان؛
بحث در مورد نتایج احتمالی اقدامات آتی؛
توصیه‌ی شما در مورد اقدامات آتی؛
نتیجه‌گیری؛
مسلما همه‌ی این موارد در هر گزارشی ضروری نیستند. اگر می‌خواهید گزارشِ کاری بنویسید، حتما بررسی کنید آیا دستورالعمل یا ساختار خاصی هست که باید از آن پیروی کنید یا نه. مثلا در بریتانیا خیلی از سازمان‌های دولتی دستورالعمل‌های از پیش تعیین‌شده‌ای برای نوشتن و ارائه‌‌ی گزارش به مقامات مافوق دارند که باید حتما در هنگام نوشتن گزارش از آنها پیروی کرد.
بخش‌بندی و شماره‌گذاری در گزارش نویسی
گزارش باید به‌گونه‌ای طراحی شده باشد که اطلاعات را با ساختار منظمی در اختیار خوانندگان قرار دهد و آنها را قادر سازد تا اطلاعاتی را که به دنبالش هستند به‌آسانی و به‌سرعت پیدا کنند.
به این منظور گزارش باید به بخش‌ها و زیربخش‌های مرتبط تقسیم شود و فهرستِ محتویات داشته باشد. شماره‌گذاری صفحات هم مهم است. در برنامه‌های واژه‌پرداز (مثل Microsoft Word) می‌توانید فهرست محتویات و سرتیترها را اضافه و صفحات را شماره‌گذاری کنید. همچنین این برنامه‌ها قابلیت این را دارند که وقتی گزارش‌تان را ویرایش و بخش‌هایی به آن اضافه یا کم می‌کنید به صورت خودکار به‌روز شوند.
ارسال دیدگاه