جزوه آموزشی

فایل آموزشی مبحث برون سپاری / Outsourcing

برون سپاری

برون سپاری

پیتر دراکر در ارتباط با برون سپاری و آثار آن می گوید: “چنین امری در واقع در حکم تحولی بنیادین در ساختار سازمانهای جهان فردا است. این بدان معناست که دیگر الزامی نیست که شرکت های بزرگ تجاری، ادارات دولتی، بیمارستانها و دانشگاههای بزرگ به تشکیلاتی بدلشوند که تعداد زیادی افراد را در استخدام خود داشته باشند. این قبیل موسسات به تشکیلاتی تبدیل می شوند که درآمدهای عالی و نتایج قابل اعتنایی را بدست می آورند، زیرا تنها بر فعالیت هایی تمرکز می کنند که به خاطر آنها ماموریت یافته اند، کارهایی را انجام می دهند که دقیقاً به اهداف سازمانی آنها مربوط است. کارهایی را که به خوبی می شناسند و به ریزه کاریهای آن آشنایند و به نسبت ارزش و اعتباری که دارند به انجام دهندگان آنها دستمزد و کارانه پرداخت می کنند، بقیه کارهای خدماتی اینگونه سازمانها به نهادهای بیرونی واگذار می شود.”

آشنایی با برون‌سپاری

برون‌سپاری به واگذاری انجام فرایندها یا فعالیت‌های داخلی یک کسب و کار به یک تأمین کننده خارجی تحت قرارداد مشخص اطلاق می‌شود. هنگامی که یک سازمان برخی از فعالیت‌ها یا فرایندهای کسب و کار خود را به عرضه‌کننده‌ای در بیرون از شرکت یا سازمان خود بسپارد این عمل را برون‌سپاری می‌نامند. در بسیاری موارد در برون‌سپاری، حق تصمیم‌گیری و عوامل تولید هم به سازمان دیگر واگذار می‌شود. تعاریف بسیاری برای برون سپاری وجود دارد. اما یکی از اساسی ترین آنها، واگذاری خدمات به شخص ثالث است. با توجه به فناوری اطلاعات، برون سپاری می‌تواند شامل هر چیزی از برون سپاری فناوری اطلاعات، مدیریت فناوری اطلاعات آی بی ام (IBM) یا HP گرفته تا برون سپاری خدمات بسیار کوچک و ساده مانند بهبود مقابله با سوانح و یا ذخیره سازی داده‌ها، و همه چیز در این میان را شامل شود. رایج ترین دلیل برای تصمیم به برون سپاری صرفه جویی در هزینه‌ها است. دستیابی به هزینه پایین تر ناشی از صرفه جویی به مقیاس در کسب و کارهای دیگر است. به دلیل آنکه سازمان امکان ایجاد صرفه جویی به مقیاس در همه فرایندهای کسب و کار خود را ندارد اقدام به برون سپاری می‌کند تا از مزیت‌های موجود در کسب و کارهای دیگر استفاده کند.

۷ مزیت اصلی برون سپاری

هنگامی که شما انتخاب‌های‌تان را می‌سنجید و تصمیم می‌گیرید کدام یک از بخش‌های مختلف کار را برون سپاری کنید، نیاز به در نظر گرفتن مزایای برون سپاری دارید. وقتی دلایل کافی برای برون سپاری پیدا کردید، این کار به رشد شرکت شما و صرفه‌جویی مالی کمک می‌کند. برون سپاری منافع دیگری دارد که فراتر از منافع مالی است. در اینجا هفت مزیت اصلی برون سپاری بیان می‌شود.

۱. تمرکز بر فعالیت‌های اصلی

در زمانه‌ای که همه چیز در حال رشد است، پشت صحنه‌ی سازمانیِ (بک آفیس) یک شرکت نیز گسترده‌ می‌شود. این گسترش ممکن است با مصرف منابع (انسانی و مالی) آغاز شود و به قیمت ناقص ماندن فعالیتهای اصلی‌ای که موفقیت شرکت را تضمین می‌کنند، تمام شود. برون سپاریِ چنین فعالیت‌هایی این اجازه را به شما می‌دهد که بر روی فعالیت‌های اصلی شرکت تمرکزی دوباره داشته باشید، بدون اینکه کیفیت یا خدمات پشت صحنه‌ی سازمان را قربانی کرده باشید.

برای مثال یک شرکت، قراردادی امضا کرده است که در مدت کوتاهی افزایش چشم‌گیری در میزان فروش آن ایجاد می‌کند، این کار برون سپاری فروش است.

۲. صرفه جویی در هزینه‌ها

کارهای پشت صحنه‌ی سازمان، کارهای پیچیده‌ای هستند اما ابعاد شرکت شما مانعی است بر سر راه اینکه این کارها با هزینه‌های ثابت و معقول انجام شوند. در نتیجه برون سپاری باعث کوچک نگه‌داشتن اندازه شرکت می‌شود و به شما در کاهش این هزینه‌ها کمک می‌کند.

برای مثال مطب کوچک یک دکتر قرار است طرح‌های مختلف بیمه را بپذیرد. فردی که به صورت نیمه وقت کار کند نمی‌تواند تمام کارها را به درستی انجام دهد. بنابراین این کار به شرکتی که در بیمه‌های پزشکی تخصص دارد برون سپاری می‌شود.

۳. کاهش هزینه‌های بالاسری

هزینه‌های بالاسریِ انجام عملیات پشت صحنه‌ی سازمان بسیار بالا هستند و برون سپاری این قبیل کارها تصمیم کاملا درستی است.

برای مثال رشد یک شرکت باعث شده است فضای اداری بیشتری مورد نیاز باشد. فضایی که اکنون در اختیارشان است بسیار گران قیمت است و هیچ فضایی برای گسترش شرکت وجود ندارد. بنابراین برون سپاری بعضی کارهای ساده نیاز به فضای اداریِ بیشتر را از بین می‌برد. برای مثال بازاریابی تلفنی یا ورود داده‌ها را می‌توان به بیرون از شرکت واگذار داد.

۴. کنترل عملیاتی

باید به فکر برون سپاری عملیاتی باشید که هزینه‌های آنها از کنترل خارج می‌شود. بخش‌هایی که معمولا از کنترل خارج می‌شوند و قسمت‌هایی که مدیریت ضعیفی دارند، گزینه‌های اول برون سپاری هستند. علاوه‌ بر این شرکتی که کار را به آن برون سپاری می‌کنید می‌تواند توانایی‌های مدیریتی شرکت شما را بهبود ببخشد.

برای مثال بخش فناوری اطلاعاتی که پروژه‌های بسیار زیادی دارد، اما افراد و بودجه‌ی کافی برای همکاری با سازمان را ندارد. یک قرارداد برون سپاری، مدیریت را مجبور می‌کند نیازهای‌شان را اولویت‌بندی کند و کنترل این بخش را دوباره در دست بگیرد.

۵. انعطاف‌پذیری نیروی کار

برون سپاری این امکان را به شما می‌دهد که برای کارهای فصلی و دوره‌ای منابع انسانی بیشتری در اختیار داشته باشید و هنگامی که کار تمام شد، آنها را کنار بگذارید.

برای مثال بخش حسابداری که در فصل مالیات و دوره حسابرسی دست تنهاست، با برون سپاری این فعالیت‌ها می‌تواند برای یک دوره‌ی مشخص با صرف هزینه‌ی ثابت افراد بیشتری در خدمت داشته باشد.

۶. دوام و مدیریت خطر

در دوره‌هایی که گردش مالی کارمندان زیاد می‌شود، عدم قطعیت و ناهماهنگی در عملیات افزایش می‌یابد.برون سپاری می‌تواند دوام شرکت را افزایش و هم‌زمان با آن خطر پایین آمدن کیفیت عملیات در شرکت را نیز کاهش بدهد.

برای مثال در یک شرکت مدیر منابع انسانی به دلایل پزشکی در مرخصی طولانی مدت بود و دو دستیار اجرایی او نیز برای مدت کوتاهی به علت کارهای تازه‌ای شرکت را ترک کرده بودند. در چنین شرایطی برون سپاری عملیات منابع انسانی خطر اختلال در کارها را کاهش می‌دهد و شرکت می‌تواند به فعالیت‌های خود ادامه بدهد.

۷. پرورش کارمندان داخلی

پروژه بزرگی قرار است انجام شود که نیاز به توانایی‌هایی دارد که افراد شما فاقد آنها هستند. بابرون سپاری کار، افرادی به شرکت شما می‌آیند که توانایی‌های مورد نیازتان را دارند . افراد شما می‌توانند در کنار این نیرو‌ها کار کنند و توانایی‌هایی را که نیاز دارند فرا بگیرند.

برای مثال یک شرکت نیاز دارد که بسیاری از تجهیزات سفارش داده شده را جایگزین کند یا ارتقاء دهد. مهندسان شما توانایی لازم برای طراحی تجهیزات جدید و ارتقای آنها را ندارند. برون سپاری این پرو‌ژه و به خدمت گرفتن مهندسان جدید در محیط کاری، این فرصت را برای مهندسان شما فراهم می‌کند که توانایی‌های جدیدی بیاموزند.

درباره نویسنده

محمدجعفر (عادل) بزرگ بشر

مسلط به نرم افزار msp و تدریس آن - همچنین مسلط به نرم افزار های: minitab - Primavera P6 - مهارت های هفت گانه ICDL - فتوشاپ - دارای مدرک شبکه و iso 9001:2008 TUV آلمان - سخنرانی آسانسوری- مدیریت ارتباط با مشتری - متقاعد سازی - مسلط به مباحث مدیریت فرآیند کسب و کار BPM- کار با زبان مدلسازی استاندارد BPMN

نظر داد