مقاله

وظایف یک مدیر پروژه چیست؟

 مدیریت پروژه بکارگیری دانش ، مهارتها ، ابزار و تکنیکهای لازم در اداره جریان اجرای فعالیتها ، به منظور رفع نیازها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است . مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بهره می‌گیرد .

 وظایف مدیر پروژه :

  1. مدیریت اهداف: کنترل کردن پروژه از طریق نظارت بر اهداف و دستیابی های مورد نظر کار فرما.
  2. مدیریت هزینه ها: که برای کنترل مالی پروژه ، از طریق گردآوری ، سازماندهی و تجزیه و تحلیل اطلاعات و ارائه گزارش دربارۀ اطلاعاتمربوطه به هزینه ها انجام می گیرد.
  3. مدیریت زمان: عبارت است از برنامه ریزی ، زمان بندی و اعمال نظارت بر پروژه برای دستیابی به آماجهای زمانی  (مدیریت زمان ، و مدیریت هزینه می توانند اساس پروژه را تشکیل دهند)
  4. مدیریت منابع انسانی: مستلزم هدایت و هماهنگ سازی سازمان اداری افرادی است که در پروژه درگیرند.
  5. مدیریت ارتباطات: جریان اطلاعات را میان اعضای تیم پروژه و مدیریت برقرار می کند و به تضمین اتمام موفقیت آمیز پروژه یاری می رساند . 
  6. مدیریت کیفیت: عباری است از تحقق استانداردهای کیفیتی که برای عملکرد پروژه تعیین شده است.
  7. مدیریت قرارداد / تدارک: شامل انتخاب ، مذاکره و دادن سفارشها و سازمان دادن تدارکات مواد ، تجهیزات و خدمات.
  8. مدیریت ریسک: از طریق شناخت شرایط و تجزیۀ آنها ، به احتمال رخ دادن امور غیر قابل پیش بینی مربوط به پروژه می پردازد.
  9. مدیریت یکپارچه سازی پروژه: هماهنگی کارکردهای گوناگون پروژه به نحو احسن را تضمین می کند.

اهمیت و کاربرد برنامه ریزی و کنترل پروژه:

در یک کلام کنترل پروژه به دنبال پاسخگوئی به سوالات زیر است:

– پروژه چه مدت طول می کشد؟ آیا پروژه در تاریخ تعهد شده و تعیین شده در قرارداد خاتمه می یابد؟.

اگر پاسخ منفی است به چه دلیل این اتفاق افتاده است و چه باید کرد که تاخیرات جبران شود؟

  • اگر فعالیت هایی تاخیر کنند، آیا تاخیر آنها بر تاریخ خاتمه پروژه اثر خواهد گذاشت؟ چه مقدار؟

  • با صرفه ترین روش جبران تاخیر یا تسریع اجرای پروژه چیست؟ اساسا چه مقدار می توان از مدت اجرای پروژه کاست؟

  • نیروی انسانی، ماشین آلات و تجهیزات را چگونه  می‌توان برنامه ریزی و زمان بندی کرد تا ضمن استفاده مطلوب  با کمبود منابع روبرو نشویم؟

  • میزان نقدینگی پروژه در هر واحد زمانی باید چه  مقدار باشد تا ضمن پرداخت به موقع صورتحساب ها و پیش پرداخت ها با تنگنای منابع مالی روبرو نشویم؟

و به طور خلاصه کنترل پروژه:

بعنوان چشم وگوش پروژه در هر مقطع از زمان مشخص می نماید که چه مقدار از کار انجام شده ،پروژه چه مقدار هزینه داشته ،چه مقدار منابع صرف پروژه شده، مشکلات فعلی و آتی پروژه چیست، بهترین راهکار برای اتمام هرچه سریعتر پروژه کدام گزینه می باشد و پیش بینی درآمد و هزینه و ده ها جمله شبیه به این ها از وظایف تیم کنترل پروژه می باشد.

وظایف و جایگاه تیم‌های کنترل پروژه در پروژه‌های پیمانکاری ایران (سیستم سه رکنی کارفرما، مشاور و پیمانکار که در بخش پیمان و قرادادها توضیح داده شده است):

این شکل تصویر فعالیت‌های اصلی تیم‌های کنترل پروژه را در پروژه‌ها نشان می‌دهد.

معمولا در پروژه‌ها سه تیم کنترل پروژه وجود دارد:

۱- کنترل پروژه پیمانکار که احتمالا در مقایسه با دو تیم دیگر تعداد بیشتر و کار سنگین‌تری دارند. وظیفه این تیم موارد زیر است:

  • تهیه برنامه‌زمان‌بندی پروژه
  • به روزرسانی برنامه زمان‌بندی
  • ارائه گزارشات روزانه
  • جمع‌بندی گزارشات روزانه و محاسبه درصدهای پیشرفت هفتگی
  • درج درصد پیشرفت‌ها در نرم افزار و استخراج گزارشات هفتگی و ماهانه
  • ارسال گزارشات به مشاور

۲- کنترل پروژه مشاور که وظایف زیر را دارد:

  • بررسی برنامه‌ زمان‌بندی پیمانکار و رفع نقص آن
  • بررسی و اصلاح و تایید گزارشات روزانه
  • بررسی، اصلاح و تایید درصدهای پیشرفت فعالیت‌ها و کل پروژه
  • بررسی و اصلاح گزارشات هفتگی و ماهانه و ارائه به کارفرما

۳- کنترل پروژه کارفرما که وظایف زیر را دارد:

  • تهیه دستورالعمل‌ها و سیاست‌های کلی برنامه‌های زمان‌بندی و سایر موارد مربوط به کنترل پروژه و ابلاغ آن‌ها به تیم‌های کنترل پروژه مشاور و پیمانکار
  • بررسی و تایید و ابلاغ برنامه زمان‌بندی تهیه شده توسط پیمانکار و تایید شده توسط مشاور
  • دریافت گزارشات هفتگی و ماهانه از مشاور و ارائه به مدیران سازمان و تهیه گزارشات خلاصه مدیریتی

به طور کلی بر طبق شکل و توضیحات بالا فرایند کار به این صورت است که پس از عقد قرارداد، بر طبق شرایط عمومی پیمان که احتمالا ملزم به قراداد است (ممکن است کارفرما خصوصی باشد و شرایط عمومی پیمان و منقاصه و این قبیل موارد اساسا مطرح نباشد)، پیمانکار ۱۰ الی ۱۵ روز فرصت دارد برنامه زمان‌بندی تفصیلی را تهیه و برای بررسی و تایید به مشاور ارائه نماید. البته معمولا توجهی به این زمان نمی‌شود و تهیه برنامه تفضیلی در عمل خیلی بیشتر طول می‌کشد. بهرحال پس از تهیه برنامه زمان‌بندی این برنامه باید به تایید مشاور و بعد کارفرما برسد تا کارفرما آن را به طور رسمی به مشاور و پیمانکار ابلاغ نماید.

این فرایند در مورد تهیه و ارائه گزارشات نیز طی می‌شود.

در ادامه فرایند کنترل پروژه در پروژه های پیمانکاری ایران، در دو فاز برنامه ریزی و کنترل و نیز در دو حالت با منابع و بدون ورود منابع ارائه می‌گردد:

 

فرایند برنامه ریزی و کنترل پروژه بدون ورود کامل منابع و هزینه‌ها به برنامه زمان بندی(فاز برنامه ریزی):

فرایند برنامه ریزی و کنترل پروژه با ورود کامل منابع و هزینه‌ها به برنامه زمان بندی(فاز برنامه ریزی):

فرایند برنامه ریزی و کنترل پروژه (فاز کنترل):

درباره نویسنده

محمدجعفر (عادل) بزرگ بشر

مسلط به نرم افزار msp و تدریس آن - همچنین مسلط به نرم افزار های: minitab - Primavera P6 - مهارت های هفت گانه ICDL - فتوشاپ - دارای مدرک شبکه و iso 9001:2008 TUV آلمان - سخنرانی آسانسوری- مدیریت ارتباط با مشتری - متقاعد سازی - مسلط به مباحث مدیریت فرآیند کسب و کار BPM- کار با زبان مدلسازی استاندارد BPMN

بخش نظرات